1、信头（Heading） 
指发信人的姓名（单位名称）、地址和日期，一般写在信纸的右上角。一般公函或商业信函的信纸上都印有单位或公司的名称、地址、电话号码等，因此就只需在信头下面的右边写上写信日期就可以了。 
英文地址的写法与中文完全不同，地址的名称按从小到大的顺序：第一行写门牌号码和街名；第二行写县、市、省、州、邮编、国名；然后再写日期。
  标点符号一般在每一行的末尾都不用，但在每一行的之间，该用的还要用，例如在写日期的时候。 
日期的写法，如1997年7月30日，英文为：July 30，1997（最为普遍）； July 30th，1997；30th July，1997等。1997不可写成97。
   
2、信内地址（Inside Address） 
在一般的社交信中，信内收信人的地址通常省略，但是在公务信函中不能。将收信人的姓名、地址等写在信头日期下方的左角上，要求与对信头的要求一样，不必再写日期。 
　 
3、称呼（Salutation） 
是写信人对收信人的称呼用语。
  位置在信内地址下方一、二行的地方，从该行的顶格写起，在称呼后面一般用逗号（英国式），也可以用冒号（美国式）。 
（1）写给亲人、亲戚和关系密切的朋友时，用Dear或My dear再加上表示亲属关系的称呼或直称其名（这里指名字，不是姓氏）。例如：My dear father，Dear Tom等。
   
（2）写给公务上的信函用Dear Madam，Dear Sir或Gentleman（Gentlemen）。注意：Dear纯属公务上往来的客气形式。Gentlemen总是以复数形式出现，前不加Dear，是Dear Sir的复数形式。 
（3）写给收信人的信，也可用头衔、职位、职称、学位等再加姓氏或姓氏和名字。
  例如：Dear Prof。 Tim Scales, Dear Dr。John Smith。 
4、正文（Body of the Letter） 
位置在下面称呼语隔一行，是信的核心部分。因此要求正文层次分明、简单易懂。和中文信不同的是，正文中一般不用Hello！（你好！） 
正文有缩进式和齐头式两种。
  每段书信第一行的第一个字母稍微向右缩进些，通常以五个字母为宜，每段第二行从左面顶格写起，这就是缩进式。 
但美国人写信各段落往往不用缩进式，用齐头式，即每一行都从左面顶格写起。商务信件大都采用齐头式的写法。 
5、结束语（Complimentary Close） 
在正文下面的一、二行处，从信纸的中间偏右处开始，第一个词开头要大写，句末用逗号。
  不同的对象，结束语的写法也不同。 
（1）写给家人、亲戚，用Your loving grandfather，Lovingly yours，Lovingly等； 
（2）写给熟人、朋友，用Yours cordially，Yours affectionately等； 
（3）写业务信函用Truely yours（Yours truely），Faithfully yours（Yours faithfully）等； 
（4）对上级、长辈用Yours obediently（Obediently yours），Yours respectfully（Respectfully yours）等。
   
6、签名（Signature） 
低于结束语一至二行，从信纸中间偏右的地方开始，在结束语的正下方，在签完名字的下面还要有用打字机打出的名字，以便识别。职务、职称可打在名字的下面。当然，写给亲朋好友的信，就不必再打了。 
7、附言（Postscript） 
一封信写完了，突然又想起遗漏的事情，这时用P。
  S。表示，再写上遗漏的话即可，要长话短说。通常在信末签名下面几行的左方，应于正文齐头。 
注意：在正式的信函中，应避免使用附言。 
8、附件（Enclosure） 
信件如果有附件，可在信纸的左下角，注上Encl：或Enc：，例如：Encl：2 photos（内附两张照片）。
  如果福建附件不止一项，应写成Encl：或Encs。 
我们有时可看到在称呼与正文之间有Re：或Subject：（事由）字样。一般在信纸的中间，也可与“称呼”对齐。还应在底下加横线，以引起读信人的注意，使收信人便于在读信之前就可了解信中的主要内容。
  事由一般在公务信函中使用，也可以省略。
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