工程采购管理制度（1）

一、目的：

为加强采购计划管理，规范采购工作，保障公司生产经营活动所需物品的正常持续供应，降低采购成本，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司对外采购与生产经营有关的经营性固定资产、材料及非经营性固定资产、办公用品、劳保用品的采购(以下统称为采购物品)。

三、职责权限

1、总经理负责采购管理制度的审批;

2、副总、财务总监负责采购管理制度的审核;

3、经营性固定资产、材料、配件等物品(物资)，非经营性固定资产、办公用品、劳保用品的采购由人力资源与后勤部负责。

四、采购原则

1、询价比价原则

物品采购必须有三家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格，临时性应急购买的物品除外。

2、一致性原则：

采购人员定购的物品必须与请购单所列要求、规格、型号、数量一致。在市场条件不能满足请购部门要求或成本过高的情况下，采购人员须及时反馈信息供申请部门更改请购单或作参与。如确因特定条件数量不能完全与请购单一致，经审核后，差值不得超过请购量的5—10%。

3、低价搜索原则：

采购人员随时搜集市场价格信息，建立供应商信息档案库，了解市场最新动态及最低价格，实现最优化采购。

4、廉洁原则：

(1)自觉维护企业利益，努力提高采购物品质量，降低采购成本。

(2)廉洁自律，不收礼，不受贿，不接受吃请，更不能向供应商伸手。

(3)严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。

(4)加强学习，广泛掌握与采购业务相关的新材料、新工艺、新设备及市场信息。

(5)工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失。

5、招标采购原则：

凡大宗或经常使用的物品，都应通过询议价或招标的形式，由企管、财务等相关部门共同参与，定出一段时间内(一年或半年)的供应商、价格，签订供货协议，以简化采购程序，提高工作效率。对于价格随市场变化较快的物品，除缩短招标间隔时限外，还应随时掌握市场行情，调整采购价格。

6、审计监督原则：

采购人员要自觉接受财务部或公司领导对采购活动的监督和质询。对采购人员在采购过程中发生的违犯廉洁制度的行为，公司有权对相关人员依照公司《员工绩效考核制度》等进行处罚直至追究其法律责任。

五、采购流程

1、采购申请：

物品(物资)需求部门根据生产或经营的实际需要，由企管部负责采购物品每月25日前、由人力资源与后勤部负责采购物品每季度最后一个月25日前提出采购申请，填写《请购单》，请购单要求注明名称、规格型号、数量、需求日期、参考价格、用途等，若涉及技术指标的，须注明相关参数、指标要求。按采购申请流程，由各相关部门审批，经总经理批准后交人力资源与后勤部采购。各审核环节对采购申请提出议异者，应于2个工作日内将意见反馈给采购申请部门。

2、询价比价议价：

(1)每一种物品(物资)原则上需两家以上的供应商进行报价。

(2)采购员接到报价单后，需进行比价、议价，并填写《询价记录表》，按低价原则进行采购。

(3)属下列情况者，无须进行比价、议价：独家代理、独家制造、专卖品、原厂零配件无代用品，但仍需留下报价记录。

3、样品提供和确认：

(1)若须进行样品提供和确认的，须确定送样周期，由采购人员负责追踪，收到样品后，须第一时间送交需求部门进行确认，必要时需会同财务部等部门相关人员予以确认。

(2)对于需要保存样品的，须作封样处理，以便日后作收货比较。

4、供应商选择：

(1)具有合法经营主体者。

(2)品质、交货期、价格、服务等条件良好者。

(3)信誉良好者。

(4)客户认可的供应商。 采购人员须建立供应商信息台帐。

5、合同签定：

(1)供应商经送样审查合格后，由人力资源与后勤部与选定的供应商签订合同。

(2)交易发生争执时，依据合同的核定条款进行处理。

6、进度跟催

(1)为确保准时交货，采购人员应提前采用电话、传真或亲自到供应商处跟催，以确保物品(物资)能适时供应。

(2)若采购物品(物资)无法在预定时间内交货的，采购人员须提前通知需求部门，寻求解决办法，并须重新和供应商确定新的交货期，并知会需求部门。

7、验收入库：

采购物品(物资)到公司后，属经营性固定资产、材料、配件等物品(物资)、非经营性固定资产、大宗劳保用品等经需求部门验收，办公用品等常用品经库管验收合格后，库管开具《入库单》，按流程办理入库手续。如验收不合格的，由验收部门通知人力资源与后勤部，2日内办理换(退)货手续。

8、对帐付款：

采购物品(物资)办理入库后，由采购人员凭《入库单》按合同或约定的付款方式办理付款手续。

六、考核：

凡违反本制度的人员，依照公司相关管理制度进行处罚。

工程采购管理制度（2）

又一年过去了，时间总是在悄无声息中流逝。真的很感谢公司给我提供磨练自己的机会，更感谢公司长久以来对我的信任和栽培!

众所周知采购部是公司业务的后勤保障，是关系到公司整个销售利益的最重要环节，所以我很感谢公司和领导对我的信任，将我放在如此重要的岗位上。在董事长的直接关注和公司各位领导的关心支持下，通过一年的采购工作，使我懂得了许多道理，也积累了一些过去从来没有的经验。了解到一个采购所具备的最基本素质就是要在具备良好的职业道德基础上，要保持对企业的忠诚;不带个人偏见，在考虑全部因素的基础上，从提供最佳价值的供应商处采购;坚持以诚信作为工作和行为的基础;规避一切可能危害商业交易的供应商，以及其他与自己有生意来往的对象;不断努力提高自己在采购工作的作业流程上的知识;在交易中采用和坚持良好的商业准则等。

在这里我想说作为一个采购，并不像常规所想的那样仅仅是打个电话，签个合同，发个货那样简单，这只是其中之一，也是最基本的。在领导的提醒下，XX我及时调整好心态和观念，凡是有关销售的一切事物，我们采购部都积极配合!一切以销售为主，我们辅助。采购与销售是密不可分的!因为我们是一个整体，唱得是同一首歌，走得是同一条路，奔得是同一个目标!

在采购过程中我不仅要考虑到价格因素，更要最大限度的节约成本，做到货比三家;还要了解供应链各个环节的操作，明确采购在各个环节中的不同特点、作用及意义。只要能降低成本，不管是哪个环节，我们都会认真研究，商讨办法。真得很感谢总经理，在采购方法方面为我们出谋划策。是他的严格要求，让我们不得不千方百计去降低成本，也是在他的英明领导下，我发货时遵循少量多次的原则,当然还要在不影响销售的前提下，尽可能充分利用供应商的信贷期，保证公司资金周转。在发货方式上面，尽量以送货上门的方式从而降低公司的额外提货费用。在付款方面，间接性地降低成本。在这里我还要对公司所有人员说声：“谢谢“!感谢他们及时将市场价格信息传递给我，让我与供应商谈判时做到了心中有数，从而成功降低了库存成本。另外，每月月底，因为销项税远远大于进项税，为了降低公司不必要的税收，我都积极主动向客户催要增值税票。

XX年是个进步的一年，在公司各个部门的配合和采购部的多方努力下，我公司与供应商建立了非常良好的合作关系，有的已经直接向我公司发货，开始友好商业往来!在引进新品种方面，我们从多个方面不断搜集信息，及时和其他部沟通，并快速备货。对于新进品种，采购部都会向业务人员提供新进品种目录表，以供他们参考学习。

几年来，我更加明白了总成本优先原则，和灵活运用各种采购技巧的重要性。对与价格影响因素要有敏锐的感觉，并且能够及时的做好预警及防范措施，切忌“从一而终”。一个优秀的采购比须拥有较强的沟通协调能力和采购经验，我知道自己距离一个优秀的采购还有很远的差距，因为采购经验是靠长期不断积累经验和自我启发，达到熟练程度后才能掌握的一种技术，要做到这一点是非常困难的`，不过，我会更加努力的学习，不断地积累丰富采购经验，跟上公司的发展的脚步!

工程采购管理制度（3）

在公司领导和同事的关心指导下，我积极做好自己的本职工作，积累了一些过去从没有的经验，通过坚持努力，各方面都取得了一定的进步。现将个人工作总结陈述如下：

一、主要工作与成绩

1. 担任采购部采购员已有2年，在本部门领导和同事的帮助下，已基本全部熟悉了工作环境和办公环境，了解了本部门及其他部门、车间及相关管理人员，同时能够进入车间，逐步了解每个车间的简单工艺、产量、机器设备、相关五金件等。由于五金设备采购需要较强的专业知识，但是本人对设备、五金相关知识较为欠缺，在采购过程中通过勤学勤问，不断积累相关专业知识比较圆满的完成了今年的采购工作，同时也在一定程度上提高了自己的业务水平;

2. 完成了既定的五金类采购任务，一年来公司每天都有不断的采购单，根据车间的生产需要，及时将所需的设备、五金、配件及时购回，从而保证了车间的生产进度，今年的采购工作中，基本上未发生耽误生产的现象。

3. 采购过程中，从质量、成本和交期三方面考虑，同时坚持“价比三家、质比三家、服务比三家”，在满足于生产现场或需求部门的同时，尽量降低成本，如饺子机和汤圆机的专用配件由过去的全部自厂家购进改为自己找厂家代加工，平均价格基本都下降了25%—30%左右较好地保护了公司利益。

4. 实施了供应商管理，建立了供应商管理台帐，完善了供应商档案，积极开发供应商资源，拓宽采购渠道，协助质量部门对供应商进行评定和复评。所有合同统一存档，制定统一的合同审核表给公司高层领导一一签字确认后付款，保证了合同的真实性和可靠性。

5. 能够完成领导分配的任务，协助横向部门做好各项工作。

二、存在问题与不足

在过去的一年中，自己虽然完成了本职工作，但根据岗位要求，自身还存在一些不足。

1. 有些物料在采购时，自己的五金知识面不够宽，价格信息和物料质量不能很好地掌握;

2. 应变能力不强，对一些工作协调和处理得不够好，同时在商务活动中沟通技巧还需继续提高;

3. 自身在日常工作中不够细致认真，需进一步提高工作质量和效率。

三、总结

总之，采购部是公司业务的后勤保障，是关系到公司整个生产销售利益的最重要环节，所以我很感谢公司和领导对我的信任，将我放在如此重要的岗位上。在公司各位领导的关心支持下，通过这段时间的采购工作，使我懂得了许多道理。也了解到一个采购所具备的最基本素质就是要在具备良好的职业道德基础上，要保持对企业的忠诚;坚持以诚信作为工作和行为的基础;才能不断努力提高自己在采购工作的能力;我知道自己距离一个优秀的采购还有很远的差距，因为采购经验是靠长期不断积累经验和自我启发，达到熟练程度后才能掌握的一种技术，要做到这一点是非常困难的，不过，我会更加努力的学习，不断地积累丰富采购经验，跟上公司的发展的脚步!

工程采购管理制度（4）

一、世行项目采购程序与招标原则

1、经济性

世行对贷款的使用，特别对采购和工程招标资金的使用非常重视，对采购和工程招标过程进行严格的监控，并对其经济性进行严格的考核，使所采购货物和所建工程在满足项目需要的条件下，资金使用最经济。

2、有效性

项目采购与工程招标不仅要考虑经济性，还要看其是否有效，也就是在采购与工程招标中所购物资设备和所建工程，能否在项目建设中有效的发挥作用。

3、竞争性

世行项目采购及工程招标属于国际贸易范畴，必须按照国际贸易惯例进行，通过竞争招标采购，使参加竞争的投标者提高质量，降低售价。有利于借款人降低投入成本，达到经济有效地实施项目建设的目的。

4、公平、公正性

为了使项目采购与工程招标能在合理有效的竞争机制下进行，世行在《采购指南》中规定，采购与工程招标要给所有的合格投标商提供公平合理的竞争机会，过程要透明，坚决反对腐败现象和欺诈行为。并加强对项目采购与工程招标的检查和审计，如有违反规定，一经查出将受到取消贷款和退赔等惩罚。构成违法的由司法机关处理。

二、世行项目的采购及招标方式

世行在项目采购及工程招标中，根据采购金额及工程投入的大小规定了国际性竞争招标、国内竞争招标、有限国际招标、询价采购（货比三家）、直接采购、自营工程等方式。“广西综合林业发展和保护项目”的采购方式及资金限额范围如下：

造林工程采取社区参与形式采购；货物采购方面单个合同预计金额超过50万美元的采用国际竞争性招标方式采购，低于50万美元，高于10万美元的货物采用国内竞争性招标方式采购。10万美元以下采用询价采购或自营工程。

三、询价采购

询价采购（俗称货比三家），实际上就是小范围的招标，是在比较几家厂商或经销商（至少三家）报价的基础上，进行选择供货商或承包商。世行贷款《广西综合林业发展和保护项目》中，有部分设备或工程采用询价采购方式进行采购。因此，对询价采购的程序和方法进行介绍。

1、询价采购的程序

（1）编制询价邀请函

询价邀请函是询价过程中向外发出的招标要求，内容应包括设备清单、主要技术规格和技术参数等，并标明询价编号、询价日期、询价截止期。

（2）发询价邀请函

编制好询价邀请函要发给三个以上报价人，报价人可以是设备制造厂，也可以是取得设备制造栈授权销售的代理公司。

（3）报价和询价截止

在询价截止期前，报价人要以正式函件提交报价书，报价书除按询价邀请函要求提供相应的内容外，还应附上营业执照等资格证明。报价单要有法人签字和单位盖章。询价截止后，停止接受迟交的报价书。

（4）审评报价书

首先对提交的报价书进行初审，去掉明显不满足询价邀请函要求的报价书，只有满足询价邀请函基本要求，而且有法人签字和单位盖章的报价书，才能参加评比，评比原则有以下几点：

①主要技术参数相同的报价书，对价格进行比较，合同授予价格最低的报价人。

②在价格相同情况下，如果报价书所列的主要技术参数优于询价书要求，合同应授予提供设备质量优、档次高的报价人。

（5）编报评比结果报告

评比结束后，将报价书审核和评比结果，以文字和表格形式汇总编写成书面的评比报告，评比报告应包含以下内容：

①基本情况概述：采购物资设备的具体名称、发询价邀请函时间、发出询价书份数，到询价截止期共收到的报价书份数等。

②评比情况介绍：认定不合格报价书数量和理由，价格比较结果和推荐获得合同的报价人的理由。

③附表：认真填写报价评审结果记录表

（6）询价结果报审

根据有关规定，“询价采购方式”为事后审查，但前两个询价材料需要报世行审批。询价材料包括询价函、报价书以及评是报告。经世行审批后的询价结果，才能签定合同。两个以外并严格按照已批准的询价材料格式和程序进行的第三次询价，可以不报世行审批直接签定合同。

（7）签定合同

得出评比结果，前两个询价材料经世行审批后，项目办应向获得合同的投标商发出通知，并约定时间进行合同谈判和签定合同，合同应附上物资设备清单、主要技术规格和技术参数等材料。

（8）质量验收

物资材料设备交货后，项目单位要组织有关人员，根据合同和行业标准对货物质量进行验收，并填报物资设备验收证明。

（9）申请付款

物资材料设备验收后，区项目办将供货商提供的发票以及验收单等与询价材料一起报区财政厅债务处审核，审核无误后，办理款项支付。

2、凭证的管理

各级项目办要建立物资设备采购凭证档案，每一个采购合同，从发询价函到货物验收，每一步都要留存相应的凭证，按时间和程序建立档案，以备接受世行及上级主管部门检查。

采购凭证档案内容包括：①询价邀请函及询价表；②设备报价书及报价表（附资质证明材料）；③评审报告及报价评审结果记录表；④世行及区项目办、区财政厅对评审结果批件（前两个合同）；⑤买卖双方签署采购合同；⑥货物验收单；⑦供货商开具的发票。

四、实施询价采购需要注意的问题

（1）同时发出询价邀请函，世行规定，同一批货物的询价函必须是同日发出，并规定报价截止日，以保证询价采购的公平性。

（2）询价、报价和签订合同必须按顺序进行

各种询价材料和单证上所标日期必须符合以下次序排列：询价→报价→评审→报批→批准→签合同→货物验收→取得发票。在询价采购文件中，不能出现评审日期在前、报价日期在后，签合同日期在前、询价日期在后等，违背世行采购程序和步骤的错误做法。

（3）报价商资质

在接收报价书过程中，有的报价商没有提供齐全资质证明，这将影响其取得合同的可能，取得合同的报价商必须补齐应有的资质证明。

（4）必须遵循世行最低价中标的原则

①世行规定，要在所有满足质量要求的报价书中选择报价质量最低的报价商授予合同。对于虽然价格最低，但其质量不能满足询价要求的报价商，必须在其报价中找出充分理由将其排出价格评比之外，使价格评比仍是最低报价中标。

②在进行价格比较时，要特别注意报价的价格构成。如果其中一个报价中含有运费，其它报价中也应加上运费后再进行比较，以保证比较的公平性。

③在出现两个相同金额最低报价时，必须详细说明选择其中一家授予合同的理由。说明材料不能只写质量不好、服务不好等含糊概念，要用具体的数据和理由加以说明。

（5）询价和采购数量要一致

询价材料出现各种数量必须前后一致。询价和报价以及合同所涉及到的数量必须一致。询价文件不应涂改，如确需修改的，必须在修改处加盖公章并由签约人签字认可。

（6）出厂价、零售价要明确

报价书、合同和发票的价格要标明是出厂价还是零售价，否则世行只支付75%的货款。世行赠款的支付比例是，货物出厂价按100%支付，零售价按75%支付。

（7）认真建立采购凭证档案

世行规定“询价采购方式”为事后审查。因此，采购凭证建档和管理非常重要，必须严格按要求认真建立采购凭证档案，以备接受审查。如果不建立凭证档案或档案建立不规范，就可能被世行定性为错误采购，不支付货款，这是得不偿失的。

五、物资设备验收、登记和报修的方法和要求

（1）物资设备验收

货物到达港口和车站后，应按以下要求进行货物提取和验收工作：

①及时与供货商联系，获得提货单证，并尽快前往港口、车站提取货物；

②收到货物后，马上组织有关的专业人员或熟悉使用所购设备人员进行数量核对、外观检查、性能测试；

③要根据装箱单认真核对货物数量，如发现数量不足，要及时通知供货商；外观检查发现破损和污染等情况，要收集非自身人为造成的破损证据，向供货商提出更换和索赔；检验时出现无法开机和机器运转不正常等情况，要及时停机，马上按保修卡要求与设备保修部门联系，通报情况。

（2）物资设备登记

年度计划中物资设备采购，包括区项目办统一招标采购的物资，在采购完成并付款后，区项目办将物资采购债务清单分割通知各项目单位，各项目单位应根据分割通知单，对这部分物资设备进行登记，按规定的财务管理办法建帐。

（3）设备报修

招标采购的物资设备，采购合同均规定保修期最少一年，计算机主机三年、汽车二年或5万公里，这些设备在使用过程中，如果由于质量问题引起的故障和损坏，各使用单位要及时按保修卡要求与设备保修部门联系，同时将情况以书面形式报告区项目办，情况报告要详细、完整，并说明使用环境条件等因素，以便按要求更换或修复，不能自行拆机修理和在非保修部门修理。否则得不到应有的保修。

六、世行项目车辆国际招标采购及减免关税和通关提货的简要介绍

（一）委托国际招标代理

根据财政部规定，世行项目的国际和国内招标采购，必须由国家批准的具有招标资格的专业贸易公司进行。因此，在项目立项过程中，要选择有关公司作为招标代理。我们正在选择招标代理公司。

（二）编写和报审招标文件（标书）

招标文件是世行项目国标竞争性招标采购中具有信息功能、标准功能、法律功能的重要文件。因此，招标文件必须严格按照世行采购指南规定、国家进出口贸易规定以及项目的实际情况和需要进行编写。编写好的招标文件，首先要报商务部机电设备进口审查办审查，审查通过后报世界银行审批，经世行批准的`招标文件才能用于招标。

（三）登报招标通告

招标文件批准后，要由代理公司在人民日报海外版刊登招标通告，通报招标内容，发标和投标的时间和地点，开标日期等信息。

（四）开标和评标

在规定时间里由招标代理公司，组织用户和投标商进行公开开标，当众打开投标文件和宣读投标报价。开标后由招标代理公司在商务部的专家库里随机抽取相关专家，参加由用户、招标代理和专家三方组成的评标组，对投标文件进行评审。

（五）评标结果报审

经过评标小组评审得出的评标结果，由区项目办（或财政厅）以正式文稿报商务部机电设备进口审查办审查，经审查后的评标结果由招标代理公司译成英文报世行审批。

（六）授标及签定合同

由招标代理公司根据批准的评标结果，将该招标合同授予中标的投标商，并进行合同谈判和签订合同。

（七）办理进口许可

根据国家有关规定由区项目办统一向有关部门申请办理进口配额和进口许可证。

（八）办理减免车辆进口关税

根据国家海关总署署税[1999]565号关于《中华人民共和国海关对外国政府、国际组织无偿赠送及我国国履行国际条约规定进口物资减免税的审批和管理办法》规定，以及《海关总署关于补充国际组织名录的通知》，对于《广西综合林业发展和保护项目》的物资设备进口若属减免税范畴的，则办理减免进口关税。办理减免税的审批单位为受赠单位或项目执行单位所在地海关。办理减免关税程序如下：

代理公司与供货商签定合同后，区项目办将收齐和办理好如下材料：

1、外国政府、国际组织的赠送函或含有减免税条款的协定、协议、国际条约（复印件），如果没有赠送函或相关协定，也可提供国际组织驻中国代表处的证明函作为赠送或者赠款采购进口物资的依据。

2、进口物资（车辆）清单。

3、进口批文（车辆进口许可证、机电办批文）。

4、采购合同（英文复印件）。

5、国际招标的形式发票（中英文复印件）。

受赠单位申请材料如下：

1、受赠单位提交的《免税申请书》。

2、由受赠单位填写从海关领取的《进口货物征免税申请表》。

3、受赠单位法人证书以及海关需要的其它单证（复印件）。

（九）报关及货物提取

将办理好的《进出口货物征免税证明》，统一委托有关公司进行报关。

货物到达港口后，区项目办统一委托商检、理货、货物装卸、出库等手续。并通知各项目单位派员前往港口提货（接车）。

工程采购管理制度（5）

为加强工程材料设备采购的管理，根据国家有关法律法规的规定，结合公司的实际情况，制定本制度：

一、项目技术部是工程材料设备采购管理的第一责任部门，具体工作由项目技术部会同投资发展部完成。

二、对于大宗材料、大型设备的'采购，必须进行公开招标或邀请招标。通过考察综合评选，采用相对价格较低、保证质量的材料和设备。

三、对不适宜招标项目的少量材料设备，要进行详细地考察了解，选择合适的产品。

四、对工程所需的材料、设备，应根据需要数量、规格、使用时间等作出采购计划，周密布署，确保工期。

确定工程材料设备采购供货方后，应签定详细的供货合同，内容包括产地、品牌、等级、数量、价格、型号、供货时间等，按照合同规定，保证及时供货。

五、工程用材料设备设专人管理，材料、设备进场后及时办理验收、入库手续。对不合格的材料、设备严禁办理入库手续，材料、设备领用办理出入库手续，办理后及时把材料、设备出入库手续送交财务部，保证帐物相符、帐帐相符。

六、供货方应及时提供工程材料设备的证明和有关票据，以便结算入帐。

七、项目技术部及其驻工地代表严格对进场工程材料设备进行监督和检查验收，确保工程质量。