会议是公司商讨问题、总结经验及交流信息的重要活动，作为公司 的领导人或者人事人员要了解如何筹办会议和参加会议。对于公司来说，筹办会议是一件很平常的事，但要真正做好这件事 也不容易。(1)筹办会议筹办会议包括开展会议前的准备工作和会场的布置两大环节，两个 环节的工作内容都比较多，具体情况如下。
參开展责任明确会议：召开一个会议，让所有参加筹办会议的工 作人员明确责任，一般人事组负责会议的日程和人员安排，以及文件、简报和档案等文字工作，总务组负责会场布置、接待 和文误等其他后勤工作，保卫组负责会议的安全有序等保卫工 作，当然小型的公司这些都可以由几个人或一个小组完成，然后要让全体工作人员明白本次会议的目的，主要解决什么问题， 明确自己的工作任务和具体要求，以保证会议圆满完成。
研究并决定会议议题和议程：秘书处或人事部要将会议需要讨 论、研究和决定的议题搜集整理出来，列出议程表提交给领导审批，根据确定的议题安排日程。确定与会人数和会议开展的形式：事先确定好参与会议的人员，可征求各部门意见或请示领导等，大型会议要对与会人员进行 分组，便于分头讨论。
通知与会人员：向与会人员发出书面通知，方便他们做好准备 工作，通知的内容包括会议的目的、内容、名称、时间、地点、曰程、路线及与会人员应该做的准备。选择会场大小：小型会议一般安排在会议室，主席或经理等管 理人员的位置一般在会议桌的两端，通常在门的左侧。
大型会议则安排在会议厅，一般会议厅前方安置主席台和讲台，主席 台和讲台上需配置有线（或无线麦克风）和茶水杯（或瓶装矿 泉水)。大型会议的主席台布置：主席台视人数设一排或数排，第一排 为单数，座位中央的职位高于两侧，左侧职位高于右侧，前排高于后排，席前要放置姓名牌；若是工作会议，主席台的布置 应为蓝色或绿色色调，若为庆典或表彰性会议，色调应为红色 或粉色。
会场的音效、温度、湿度及光线的控制：会场应尽可能选用隔音门窗，室内要保持空气温度与湿度在适宜的水平，一般温度 在20°C，湿度在40%〜60%最好，会场中避免直射光。设计会议的签到程序：小型会议在入口设签到处，与会人员签 到后进入会议；大中型会议可采取先发签到卡，到会时交给签到处工作人员后便可进入会场，这样可以避免造成拥挤。
布置会议需要使用的器材：会议开始前要准备好会议使用的器 材，如黑板（白板）、幻灯机、投影机和放映机等。(2)参加会议当作为开展会议的一方时，公司需要做的事情如前面提到的一些； 而作为参与会议的领导人、高层管理或者发言者，在参加会议时还需要注意一定的礼仪，具体如图4-2所示。
遵守会议时间，穿着得体会议的人不要迟到，可B前到会；衣着整洁，按时进入会场。会议中的细节会议开始后不要交头接耳；会议中最好不要离开会场，如果必须离开，要轻手轻脚，尽量不要影响他人，如果逼不得已要提前退场，需要和会议组织者打一声招 呼；开会过程中，如果需要讨论，那么就不能静静地坐着不出声，如果要发言， 应该举手示意；不要轻易打断别人的讲话，等別人发言完毕后自己再发表意见；如果和发言者有不同的意见，也不可以有鼓倒掌、暄晔起哄或吹口哨等不礼貌的 行为。
封义发言者作为会议的发言者，不仅要注意自己的语速和音量，更要注意观众的反应，如果会场中人声在逐渐变大，甚至有骚动迹象，此时需要考虑压缩演讲内容，尽快结 束；发言后应该向观众致谢；发言的人要多次发言，不要一次性长篇大论。明确参与会议的实质 参与会议不仅是人要到会，更要用心开会。
不是每个人都发言才叫参与，参与会议要达到的效果是明确提出公司存在的问题，然后经过大家的讨论，制定出解决 方案或办法，大家要以实事求是的态度来互相帮助，以求得共同的进步。
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