传真：分自动和手动两种。可以在机器上设置，详细参考说明书。 如果是自动接收，电话响了几声之后就会自动转成接收状态，你不用理的。 如果是手动接收也不麻烦，拿起电话，对方会说“给个信号”，你就要按“确认”按键，一般不同的传真机按键的名称不同，也有叫“开始传真”的。
  但一般它会是最大的那个键。当你听到听筒里有信号传输的声音，就是有点刺耳的那种，你就可以放下听筒，这时传真机上就会显示“正在传输”（不同传真机说法不动）。你只要保证传真机里有纸就可以接到了。 发传真：把你要发的原稿放入传真机，一般传真机都会自动进纸，说明传真机已准备好可以传真，拿起电话，按完号码后，等对方给信号，如对方是自动的，会在几声响后听到信号声（与收传真时听到的声音相同）。
  如是手动的，就有人接听，请对方给信息，也会听到以上声音，这时你可以按“确定”（同收传真），之后放下听筒，原纸在机器上走一遍后传真就发过去了。如何正确的使用传真机 一、 不要频繁地开机。这是因为每次开关机都会使机内的电子元器件发生冷热变化，而频繁的冷热变化容易导致机内元器件提前老化，每次开机的冲击电流也会缩短传真机的使用寿命。
  经常通电其实是传真机最好的保养方法。二、 雷雨天气注意防止雷击。近年来，雷击已成为电器损坏的一大元凶，尤其是网络上的电器，比如并入有线网的电视机、上网的电脑及传真机等。传真机最好的预防雷击方法是：雷雨天气如不使用传真机，除关掉电源外，应将电话线插头拔掉。
  这是因为雷击主要是从电话线进来的。三、 不要随意更换电源线。传真机原机所带电源线的插头都是3针式插头，中间1针起保护接地作用。若将其拔掉或改用两针插头，则对安全不利。四、 不宜在高温、强磁、强腐蚀性气体的环境中使用。高温、强腐蚀性气体不但会影响传真机记录纸的印字质量，而且会对电子线路造成不良影响或毁坏。
  强磁场不仅会干扰通话，还会传送的图像失真。五、 不要使用非标准的传真纸。劣质的传真纸光洁度不够，使用时会对感热记录头和输纸辊造成磨损。记录纸上的化学染料配方不合理，会造成印字质量不佳，保存时间变短。六、 合纸舱盖的动作不宜过猛。传真机的感热记录头大多装在纸舱盖的下面，合上纸舱盖时动作过猛，轻则会使纸舱盖变形，重则会造成感热记录头的破裂和损坏。
  七、 有装订针、大头针之类硬物的图文资料，以及墨迹或胶水未干的稿件不宜发送。这是因为上述硬物容易划伤扫描玻璃或其它装置，引起传真机故障。而稿件上的墨迹或胶水未干则易弄脏扫描玻璃，造成传真机发送质量下降。八、 不要把传真机当作复印机来使用，重要资料要用静电复印机复印后保存。
  有人用传真机的复印功能来复印资料。传真机完成复印功能的主要部件是感热记录头，它是传真机最重要的部件之一，靠自身发热工作，因此应尽量减少其工作时间，以延长传真机的使用寿命。另外传真纸记录的文件不宜长期保存。这是因为传真纸上的化学染料不稳定，时间长了或受阳光照射后，传真纸上的字会逐渐退色。
  因此，对于重要的、需要长期保存的文件，一定要用静电复印机复印一份长期保存。最后，需要提醒大家的是传真机一旦有故障不宜自己修理，应送专业维修部处理。这是因为现代的传真机无论电路还是机械结构，都比较复杂和精密，出现故障后自己瞎弄或随便找人修理，容易扩大故障，并越搞越坏，最终造成不必要的损失。
   
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