当客人账单开启后，所有酒店与客人间的财务交易都会记录在这个账单中， 这种将交易记录到客人账单中的过程叫借贷记录。1。借贷记录的形式在酒店账单中的各种交易的借贷记录有两种基本形式做记录；2。预付金客人有时会要求一些酒店没有提供的服务，在这种情况，酒店会将这些服外包给租车公司、观光旅游公司、花店等。
行李员通常会帮忙安排这类服务 付这些费用，之后再通知收银员或接待员将这笔费用记人客人的账单中。3。 借贷记录的特殊种类除了前述借贷记录的形式之外，还有许多特殊借贷项目，比如调整项、折 扣、转账等。(1) 调整项。当客人房账的借贷记录发生错误时，就需要调整项来修正错误。
已将正确的金额记入正确的客人账单，但是发现消费的部门记错。比如在咖啡厅的消费金额记在客房服务中，如此一来，必须先在贷方扣除客房服务的 金额，再在借方加人咖啡厅的消费金额。-将错误的金额记在正确的消费部门及客人账单中。如消费金额250元， 却记成150元，如此一来，必须先在客人借方加人100元才能使客人账单与所消 费的部门账单相等。
(2) 折扣。折扣项是借方项目之一。当客人在咖啡厅点了一份套餐后，对服 务提出抱怨时，咖啡厅经理通常会在这份套餐的金额上，给客人一些折扣，以此 作为给客人的补偿，这种补偿会从客人的账单中扣除。(3) 转账。转账是将金额从一个账单中转移过来，或者将金额转移到另一个 账单中。
比如，带着两位小孩的夫妻，分住两间双人房，夫妻要求将孩子那间的 房价转到他们的账单中，因此，两间双人房的账单会合二为一，并一起结账。
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